Vorzimmerkräfte (m/w/d) BMBFSFJ-2025-005

Tätigkeitsprofil:

Das Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMBFSFJ)

sucht für den Dienstort Berlin

zum sofortigen Eintritt

Vorzimmerkräfte (m/w/d)

für das Büro der Staatssekretärin/ des Staatssekretärs

– unbefristet –

Das Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMBFSFJ) ist eine oberste Bundesbehörde der Bundesrepublik Deutschland mit Dienstsitzen in Berlin und Bonn. Das BMBFSFJ ist unter anderem zuständig für die Politikbereiche Bildung, Familie, Demografischer Wandel, Ältere Menschen, Wohlfahrtspflege, Gleichstellung, Kinder und Jugend, Engagementpolitik sowie Demokratieförderung und Extremismusprävention. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.bmfsfj.de/.

Ihr Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:

• Erledigung von Korrespondenz im Post- und Mailschriftwechsel;
• Übernahme von Telefonkommunikationsaufgaben;
• Terminüberwachung und -koordinierung;
• organisatorische Aufgaben zur Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen und Veranstaltungen;
• Dokumentenmanagement;
• elektronische Aktenablage.

Anforderungsprofil:

Diese Voraussetzungen erwarten wir:

• eine mindestens mit der Note „befriedigend“ abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte/ Fachangestellter für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter, Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement oder Kauffrau/ Kaufmann für Bürokommunikation;
• möglichst langjährige Berufserfahrung im Vorzimmer-/ Assistenzbereich oder in vergleichbaren Tätigkeiten;
• Fähigkeit für selbstständiges und strukturiertes Arbeiten und die Fähigkeit zur Priorisierung von anfallenden Aufgaben;
• ausgeprägtes Interesse an den fachlichen Aufgaben des Ministeriums;
• Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit;
• ausgeprägtes Organisationsgeschick;
• eine rasche und sichere Auffassungsgabe;
• ein sicheres und situativ angemessenes Auftreten;
• hohe Kommunikationsfähigkeit, insbesondere bei Außenkontakten;
• sehr gute deutsche Sprachkenntnisse (Level C1, d.h. fließend in Wort und Schrift);
• hohe Team- und Konfliktfähigkeit;
• Eigeninitiative und Eigenverantwortung;
• interkulturelle Kompetenzen und eine diskriminierungssensible und diversitätsorientierte Kommunikationsfähigkeit;
• Verständnis und Offenheit für die besonderen Arbeitszeiterfordernisse in einem Leitungsbüro, insbesondere die Bereitschaft, auch „Randzeiten“ bei Bedarf abzudecken (Früh- und Spätdienste);
• Digitale Kompetenz und Bereitschaft, die Digitalisierung der Verwaltung aktiv voranzutreiben, insbesondere Aufgeschlossenheit für moderne digitale Verwaltungssoftware und Veränderungen in Prozessabläufen;
• gute Kenntnisse der englischen Sprache sind von Vorteil.

Bereits vorhandene Berufserfahrung als Vorzimmerkraft in der Ministerialverwaltung ist wünschenswert.

Wir freuen uns zudem über Bewerbungen, aus denen Ihr soziales oder gesellschaftliches Engagement, gerne in einem der Tätigkeitsfelder unseres Hauses, hervorgeht.

Hinweis: Bewerberinnen und Bewerber mit einem abgeschlossenen Hochschulstudium (Bachelor oder vergleichbarer Abschluss und höherqualifizierte Abschlüsse) können bei dieser Stellenausschreibung nicht berücksichtigt werden.

Ihre Bewerbung:

Um Chancengerechtigkeit zu fördern, beteiligt sich das BMBFSFJ am Projekt „Anonymisiertes Bewerbungsverfahren“ der Antidiskriminierungsstelle des Bundes. Bitte vermeiden Sie Angaben, die Rückschlüsse auf Ihr Alter, Ihr Geschlecht, Ihren Familienstand oder Ihre Religion zulassen. Im Hinblick auf die Fördermechanismen des Neunten Sozialgesetzbuches für Menschen mit Behinderungen können schwerbehinderte Menschen oder ihnen gleichgestellte behinderte Menschen im Sinne des Paragraph 2 Absatz 3 SGB IX freiwillig den Grad der Behinderung angeben. Bitte beachten Sie, dass die Entscheidung für die Einladung zum Auswahlgespräch ausschließlich auf Basis der anonymisierten Online‑Bewerbung erfolgen wird.

Fühlen Sie sich angesprochen? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung bis zum 28.08.2025 ausschließlich über das im Internet eingestellte Onlinebewerbungssystem. Der Link lautet:

https://bewerbung.dienstleistungszentrum.de/frontend/BMBFSFJ-2025-005/index.html

Passwort und Account erhalten Sie unter Angabe Ihrer E-Mail‑Adresse.

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