Veranstaltungsassistenz (w/m/d)/ID 349

Tätigkeitsprofil:

Ihre Aufgaben

• administrative Unterstützung des Projektmanagements inkl. Budgetplanung sowie der Arbeit des Programmkomitees der Konferenz
• Betreuung des Konferenzmanagement-Tools (ConfTool) zur Veranstaltungsorganisation
• Koordination und Abstimmung mit Dienstleistern (Location, Catering, Technik)
• Gästemanagement und Unterstützung beim Reisemanagement für die Konferenz sowie weitere Veranstaltungen des RatSWD (unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes)
• professionelle Veranstaltungsbetreuung vor Ort für einen reibungslosen Konferenzablauf
• Unterstützung bei sonstigen anfallenden Aufgaben in der RatSWD-Geschäftsstelle

Anforderungsprofil:

Ihr Profil

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich (z. B. Fremdsprachenassistenz oder Veranstaltungskaufmann/-frau)
• erste nachweisbare Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement, vorzugsweise im wissenschaftlichen Umfeld
• ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung, Fähigkeit zu Arbeit in einem dynamischen Umfeld
• ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sichere Englischkenntnisse, ggf. Grundkenntnisse einer weiteren Fremdsprache
• sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office, Erfahrung mit digitalen Tools zu Projekt- und Veranstaltungsmanagement wünschenswert
• Kenntnisse der einschlägigen Verwaltungsvorschriften von Vorteil
• hohes Maß an Eigeninitiative, Flexibilität, Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten als Teil eines engagierten Teams, „Hands-on“-Mentalität, Belastbarkeit
• offener, verbindlicher, wertschätzender und konstruktiver Umgangsstil