Sachbearbeitung für den Präsidialbereich

Die Akademie der Künste – bundesunmittelbare, rechtsfähige Körperschaft des öffentlichen Rechts in der Trägerschaft des Bundes –

sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sachbearbeitung für den Präsidialbereich in Vollzeit (39 Wochenstunden), befristet als Mutterschutz- und Elternzeitvertretung

Gegründet im Jahre 1696, gehört die Akademie der Künste in Berlin zu den ältesten europäischen Kulturinstituten. Sie ist ein Ausstellungs- und Veranstaltungsort, eine Stätte der Begegnung von Künstler*innen und Kunstinteressierten und führt öffentliche Debatten über Kunst und Kulturpolitik. Ihr Archiv zählt zu den bedeutendsten interdisziplinären Archiven zur Kunst des 20. Jahrhunderts. Die Akademie der Künste berät die Bundesrepublik Deutschland in Angelegenheiten der Kunst und Kultur.

Der*Die Präsident*in vertritt die Akademie der Künste nach Innen und Außen. Er*sie leitet die Mitgliederversammlung, die Sitzungen des Senats und die der Geschäftsführung. Der Präsidialsekretär unterstützt den*die Präsidenten*in in dessen*deren Funktion als Sprecher*in der Akademie der Künste gegenüber dem Staat und der Öffentlichkeit und als Vorsitzende*r der Mitgliederversammlung und des Senats der Akademie der Künste. Der Präsidialsekretär leitet den Präsidialbereich sowie die Abteilung Kommunikation mit den Fachbereichen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und Publikationen. Dem Präsidialbereich zugehörig ist auch das Vermittlungsprogramm KUNSTWELTEN.

Ihre Aufgaben:

• Führung des Sekretariats des*der Vizepräsidenten*in und des Präsidialsekretärs (Terminkoordinierung, Organisation von Dienstreisen, Mitarbeit bei der Korrespondenz, u.a. Formatierung von Briefen, Mailverkehr etc.)
• Sachbearbeitung aller laufenden Aufgaben, insbesondere Unterstützung des Präsidialsekretärs bei allen anfallenden Arbeiten
• Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung der Mitgliederversammlungen und der Senatssitzungen der Akademie der Künste
• Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des Präsidialbereichs, u.a. „Kunstpreis Berlin – Jubiläumsstiftung 1848-1948“, Mitgliederclubs (Einladungsversendung, Veranstaltungsmanagement, Erstellung von Verträgen, Gästebetreuung inkl. Reisebuchungen
• Führung von protokollarischen Gästelisten bei Empfängen und Sonderveranstaltungen sowie Betreuung protokollarischer Gäste
• Mitgliederverwaltung (regelmäßige Aktualisierung des Mitgliederadressverzeichnisses und der Mitgliederfotowand im Foyer PP, Aktualisierung der Unterlagen (u.a. die Mitgliederliste) nach Todesfällen, Vorbereitung der Nachrufe während der Herbst-Mitgliederversammlung, Pflege der Datenbank OPAL
• Mitarbeit bei der Mitgliederkommunikation
• Bearbeitung aller laufenden Aufgaben des Präsidialbereichs, u.a. Erstellung von Hotelkostenübernahmeerklärungen, Mitarbeit bei der Umsetzung und des Versandes der Neujahrkarte für den Präsidialsekretär
• Erledigung der Post

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem einschlägigen Beruf (z. B. Kauffrau*mann für Büromanagement, Bürokauffrau*mann oder Veranstaltungskauffrau*mann) oder eine nachgewiesene gleichwertige Erfahrung/ Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in institutionellen Zusammenhängen wünschenswert
• Organisations-, Planungs- und Koordinationskompetenz
• Team- und Kommunikationsfähigkeit, Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und hohes Engagement
• Selbständiges, ergebnis- und serviceorientiertes Arbeiten
• Gute Englischkenntnisse (in Wort und Schrift, B2-Niveau)

Unser Angebot:

• Vergütung nach Entgeltgruppe E 9a TVöD Bund Vollzeit (39 Stunden/ Woche), sofern die Eingruppierungsvoraussetzungen erfüllt sind
• Jahressonderzahlung
• 6 Wochen Urlaub pro Kalenderjahr (zzgl. frei am 24.12. und 31.12.)
• Flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit zur Mobilen Arbeit im Rahmen unserer Dienstvereinbarung
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Nutzung des kulturellen Angebots des Hauses
• Möglichkeit zur kontinuierlichen Weiterentwicklung (z. Bsp. durch Fort- und Weiterbildungen und Bildungszeit)
• Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege (u.a. Eltern-Kind-Büro, Pflegeberatung)
• Angebote zum Gesundheitsmanagement (u.a. EGYM Wellpass)
• Zuschuss zum Jobticket (Deutschlandticket Job oder VBB Firmenticket)
• Kostenlose und vertrauliche Sozialberatung

Der Arbeitsplatz ist für Teilzeit geeignet.

Die Akademie der Künste schätzt Diversität. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) ausschließlich über die Plattform INTERAMT ein. https://www.interamt.de/koop/app/stelle?id=1331146

Die Bewerbungsfrist endet am 28.07.2025.

Bewerbungen per E-Mail oder Postweg können nicht berücksichtigt werden!

Sollten Sie Rückfragen zur Nutzung von INTERAMT haben oder Hilfe benötigen, dann kontaktieren Sie uns bitte unter bewerbung@adk.de (mailto:bewerbung@adk.de)

Informationen zur Akademie finden Sie unter www.adk.de

Datenschutzinformationen für Bewerbungen erhalten Sie unter http://www.adk.de/datenschutzinformationen