Sachbearbeiter*in Reisestelle und Personal (m/w/d)

Tätigkeitsprofil:

Die Deutsche Stiftung für internationale rechtliche Zusammenarbeit e.V. (IRZ) unterstützt im Auftrag der Bundesregierung Partnerstaaten in Ost- und Südosteuropa, (Zentral)-Asien, im Südkaukasus, im Nahen Osten und Afrika bei der Reformierung ihrer Rechtssysteme und des Justizwesens. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter www.irz.de.

Die IRZ sucht ab September 2025 befristet als Elternzeitvertretung am Standort Bonn in Vollzeit / Teilzeit (ab 50% Stellenumfang) eine/n

Sachbearbeiter*in

Reisestelle und Personal

(m/w/d)

Als Zentralabteilung nimmt der Bereich der Zentralen Dienste wesentliche Querschnittsaufgaben wahr, um die Funktionsfähigkeit der IRZ sicherzustellen. In Ihrer Funktion übernehmen Sie als Teil des Teams Personal aktiv und eigenständige wesentliche Aufgaben der Reisestelle und der Personalverwaltung. Der Anteil verteilt sich zeitlich dabei zu ca. 60% auf den Bereich Reiseorganisation und zu ca. 40% auf die Aufgaben der Personalverwaltung.

Ihre Aufgaben umfassen:

• Beratung und Durchführung von Reisebuchungen im Rahmen der internationalen Reistätigkeit der IRZ
• Prüfung und Bearbeitung von Dienstreiseanträgen unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit sowie Einhaltung des Bundesreisekostengesetztes (BRKG) sowie entsprechenden Richtlinien
• Beratung von Beschäftigten zu Beförderungsmitteln, Reisezeiträumen, Hotelangeboten und wirtschaftlichen Alternativen sowie die Durchführung von Preisvergleichen und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
• Kommunikation mit Beschäftigten, Reisebüros und Hotels, Bearbeitung von Umbuchungen und Stornierungen sowie Unterstützung bei Störungen im Reiseverlauf (z.B. bei Flug- oder Zugausfällen)
• Kontrolle von Reiseabrechnungen und Zusammenarbeit mit der Buchhaltung zur ordnungsgemäßen Abrechnung
• Betreuung von Personalvorgängen und personalrelevanten Anträgen einschließlich Prüfung von Anspruchsgrundlagen und Kommunikation mit den Beschäftigten
• Administrative Abwicklung personalbezogener Prozesse sowie Weiterleitung an zuständige Stellen (z.B. Lohn- und Gehaltsabrechnung)
• Mitarbeit bei Stellenausschreibungen und Bewerbungsverfahren
• Eigenständige Verwaltung von Übersichten, Wiedervorlagen und Fristen sowie entsprechender Kommunikation
• Beantragung von Entsendebescheinigungen für Mitarbeitende
• Ansprechpartnerin für Angelegenheiten der betrieblichen Altersvorsorge (VBLU)
• Unterstützung der Teamleitung Personal im laufenden Tagesgeschäft sowie sonstige Aufgaben im Rahmen der optimalen Personalverwaltung

Anforderungsprofil:

Sie bringen folgende Anforderungen mit:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation z.B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r, Bürokauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikationen
• Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung im Bereich Reisestelle und/oder Personalwesen
• Kenntnisse und praktische Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung; im Bundesreisekostengesetz und der Auslandsreisekostenverordnung sowie im Bereich der Personalverwaltung, des TVöD Bund sowie des Arbeitsrechts
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Word und Schrift, Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Hohe Eigeninitiative, Kooperationsbereitschaft und gute Kommunikationsfähigkeiten auf allen betrieblichen Ebenen
• Bereitschaft, sich rasch in neue Aufgaben und Anforderungen einzuarbeiten
• Eine genaue und zuverlässige Arbeitsweise
• Gute Anwenderkenntnisse gängiger Softwareprodukte (MS Office)
• Kenntnisse der Datenbank TMS sind von Vorteil

Wir bieten Ihnen:

• Eine verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit in einem engagierten Team
• Ein tarifliches Entgelt bis zu EG E9a TVöD Bund West; die individuelle Eingruppierung erfolgt je nach Erfüllung der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen
• Eine Jahressonderzuwendung gemäß TVöD Bund
• Berufliche Fortbildungsmöglichkeiten
• Bis zu30 Urlaubstageim Jahr
• Flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle sowie die Möglichkeit zur mobilen Arbeit nach entsprechender Einarbeitung im Rahmen der Betriebsvereinbarung
• Deutschland-Jobticket mit Arbeitgeberzuschuss / Tiefgaragenstellplatz
• Betriebliche Altersvorsorge (VBLU)

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden nach Maßgabe des SGB IX bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Zudem stellen wir die Anwendung des Bundesgleichstellungsgesetzes sicher.

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrer ethnischen Zugehörigkeit, Ihrer kulturellen Identität und sozialen Herkunft oder Ihrer geschlechtlichen Orientierung.

Für Beamtinnen, Beamte und Tarifbeschäftigte des öffentlichen Dienstes kann eine Beurlaubung erfolgen.

Die Ausschreibung richtet sich an Bewerberinnen und Bewerber aller Nationalitäten. Sofern Sie ausländische Bildungsabschlüsse erlangt haben, fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen bitte einen Nachweis über die Anerkennung des Abschlusses / der Abschlüsse durch die Zent­ralstelle für ausländisches Bildungswesen der Kultusministerkonferenz (ZAB) bei. Weitere In­formationen können der Internetseite www.kmk.org entnommen werden.

Die Stelle ist grundsätzlich auch in Teilzeit (mit einem Stellenumfang ab 50 %) zu besetzen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen bis zum 13. Juli 2025 ausschließlich per E-Mail (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Ausbildungsnachweis, Arbeitszeugnisse) in einem PDF-Dokument an unsere Personalabteilung, Frau Anika Johann, jobs@irz.de. Für Rückfragen zur Position steht Ihnen die Teamleiterin Personal, Frau Susanne Nikicicz, gerne zur Verfügung. (E-Mail: nikicicz@irz.de / Tel. 0228/9555-132).