Mitarbeiter:in Gremienbetreuung (m/w/d)

Tätigkeitsprofil:

Das 2017 gegründete Weizenbaum-Institut (WI) erforscht die Auswirkungen der fortschreitenden Digitalisierung auf unsere Gesellschaft. Es trägt mit seinen Handlungsempfehlungen dazu bei, dass die digitale Transformation nachhaltig, selbstbestimmt und verantwortungsvoll gestaltet wird. Das Weizenbaum-Institut wird von einem Verbund aus sieben Partnern getragen, dem die Freie Universität Berlin, die Humboldt-Universität zu Berlin, die Technische Universität Berlin, die Universität der Künste Berlin, die Universität Potsdam, das Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme (FOKUS) und das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung (WZB) angehören. Finanziert wird das Institut vom BMFTR und dem Land Berlin. Es hat seinen Standort in Berlin.

Für den Vorstandsbereich suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Mitarbeiter:in Gremienbetreuung (m/w/d)

möglichst in Vollzeit (z.Zt. 39 Wochenstunden). Die Stelle ist zunächst bis zum 14.10.2027 befristet. Die Weiterbeschäftigung darüber hinaus sowie eine Übernahme in ein dauerhaftes Arbeitsverhältnis werden angestrebt.

Der Vorstandsbereich des Weizenbaum-Instituts unterstützt und begleitet die Arbeit des Vorstands in allen Belangen. Neben strategischen Fragen und administrativen Tätigkeiten umfasst dies insbesondere die Gremienarbeit, das Berichtswesen sowie die Forschungskoordination. Letztere fungiert als Schnittstelle zwischen der Forschung und den wissenschaftsunterstützenden Bereichen.

Ihre Aufgaben:

• Funktion als verlässliche Ansprechperson im Gremienmanagement des Weizenbaum-Instituts
• Organisation und Nachbereitung von Gremiensitzungen (inkl. Terminmanagement, Raumplanung, Technik, Catering)
• Erstellung, Abstimmung und Versand von Unterlagen, Protokollen und weiteren Dokumenten mit Gremienbezug (in deutscher und bei Bedarf auch in englischer Sprache)
• Nachbereitung, Auftragserteilung und Beschlusskontrolle der Gremiensitzungen
• Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern zu Gremienbelangen
• Pflege von Gremienverzeichnissen sowie Dokumentation von Mitgliedschaften und Zuständigkeiten
• Mitwirkung an Projekten zur Weiterentwicklung von Gremienstrukturen und -prozessen

Anforderungsprofil:

• erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung im Bereich Büromanagement oder ähnliche Qualifikation
• Kenntnisse in der Organisation und Dokumentation von Gremienarbeit (z. B. rechtliche Rahmenbedingungen, Geschäftsordnungen), idealerweise im wissenschaftlichen oder öffentlichen Umfeld
• Vertrautheit mit verwaltungsspezifischen Abläufen und Fristen
• ausgeprägte konzeptionelle und organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, präzise und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache; solide Englischkenntnisse von Vorteil
• ausgeprägte Team- und Serviceorientierung
• sicherer Umgang mit Standardsoftware (insbesondere Microsoft Word und PowerPoint)

Ihre Chance:

• spannende Aufgaben: Sie erhalten die Möglichkeit, in einem dynamischen und interdisziplinären Arbeitsumfeld Impact zu generieren.
• optimale Rahmenbedingungen: Vergütung je nach Qualifikation bis zu TVöD EG 9a, einschließlich der im öffentlichen Dienst üblichen Jahressonderzahlung und dem Angebot der betrieblichen Altersvorsorge.
• zentrale Lage: Wir arbeiten im Zentrum Berlins in einem dynamischen, international vernetzten wissenschaftlichen Umfeld.
• persönliche Entwicklung: Wir ermöglichen die regelmäßige berufliche Weiterentwicklung.

Vielfalt und Chancengleichheit: Wir schätzen Vielfalt und begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Wir fordern Frauen und Personen mit Migrationshintergrund ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Bewerbungsprozess: Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsportal. Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnisse) ein, adressiert an Travis Penner. Nur vollständige Bewerbungen können berücksichtigt werden. Bei Fragen können Sie sich an Anne Kinzel-Meschter aus unserem Team Personal (personal@weizenbaum-institut.de) wenden. Wir freuen uns auf Ihre Unterlagen.