mehrere Bürosachbearbeiter*innen (m/w/d) für das Referat Apostillen und Forderungsmanagement im (vergleichbaren) mittleren Dienst

In Brandenburg arbeiten, weltweit wirken!

Im Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) arbeiten wir als Kompetenz- und Servicezentrum im Geschäftsbereich des Auswärtigen Amts (AA). Unsere Projekte prägen das Bild Deutschlands in der Welt.

Für unser schnell wachsendes Team am Standort Brandenburg an der Havel suchen wir ab dem 01.01.2026 zur unbefristeten Einstellung in Voll- oder Teilzeit:

<br/>mehrere Bürosachbearbeiter*innen (m/w/d) für das Referat Apostillen und Forderungsmanagement im (vergleichbaren) mittleren Dienst<br/>(E6 TVöD Bund)<br/>Kennziffer: D04-2025

Mit Ihrer erfolgreichen Bewerbung werden Sie am Aufbau einer neuen, international ausgerichteten Bundesoberbehörde aktiv mitarbeiten. Sie leisten mit Ihren Kompetenzen von Deutschland aus einen entscheidenden Beitrag für die deutsche Außenpolitik weltweit.

<br/>Ihre Aufgaben

• (End-)Beglaubigung deutscher öffentlicher Urkunden vor ihrer Legalisation durch ausländische Staaten sowie Erteilung von Apostillen auf Bundesurkunden nach dem Haager Übereinkommen
• Eingabe der erforderlichen Angaben in elektronische Datenbanken und Ausdruck der entsprechenden Unterlagen
• Fertigen der Gebührenbescheide mit Rechtsbehelfsbelehrung
• Erstellen von Ablehnungsbescheiden mit Rechtsbehelfsbelehrung
• Recherchen und Abstimmungen mit beteiligten Behörden
• Auskunftserteilung auf telefonische und schriftliche Anfragen (z.B. Rückfragen zum Vorgang, Zuständigkeit BfAA in Beglaubigungsfragen) sowie Vor-Ort-Service bei persönlichen Vorsprachen

Unser Angebot

• flexibles Arbeiten durch Teilzeitmöglichkeit im Inland, Gleitzeit.
• Die Tätigkeit ist für eine Ausübung aus dem Homeoffice nicht geeignet.
• abwechslungsreiche, sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
• umfangreiches Fortbildungsangebot (Fremdsprachen, IT, dazu Gesundheitskurse) für Ihre berufliche Weiterentwicklung
• eine unbefristete Stelle im Herzen Brandenburgs mit Aufbauzulage in Höhe der Ministerialzulage bis zum 31.12.2026
• Den Kauf Ihres Firmentickets unterstützen wir mit einem Zuschuss
• Wir erstatten die Kosten für Ihren Umzug von Ihrem inländischen Wohnort nach Brandenburg im Rahmen des Bundesumzugskostengesetzes.
• Wir bieten Jahressonderzahlung, VBL-Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, vermögenswirksame Leistungen
• Einarbeitung durch gelebte Onboarding-Prozesse, gezielte Schulungen, Fortbildungsangebote

Ihre Qualifikation

• Abgeschlossene Berufsausbildung mit Schwerpunkt Recht oder Verwaltung (z.B. Verwaltungsfachangestellte*r, oder Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte*r)

oder:

• Abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Berufsausbildung und mindestens 1-jährige Berufserfahrung in der Verwaltung
• Abgeschlossener Angestelltenlehrgang I / Verwaltungslehrgang I
• deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedstaats der EU oder EFTA
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (C1)
• sichere Beherrschung der üblichen Microsoft Office-Anwendungen

Wir freuen uns ergänzend über

• Erfahrung aus Beruf oder Ausbildung
• sichere Beherrschung der üblichen Microsoft Office-Anwendungen
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• (vertiefte) Kenntnisse im Umgang mit Urkunden

Das macht Sie als Person aus

• Sie sind in der Lage sich an verändernde Anforderungen anzupassen und verfügen über die Fähigkeit zur kreativen Problemlösung
• Fähigkeit zur klaren und präzisen verbalen und schriftlichen Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen
• Sie sind in der Lage Entscheidungen zu treffen und diese erfolgreich zu kommunizieren
• Sie behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf, agieren souverän und gelassen
• Sie erkennen die Bedürfnisse ihres Gegenübers und entwickeln serviceorientierte Lösungen

Die Einstellung von Bewerberinnen und Bewerbern außerhalb des öffentlichen Dienstes sowie von Tarifbeschäftigten der öffentlichen Verwaltung erfolgt nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund).
Bewerben können sich auch Personen, die bereits beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten beschäftigt sind.

Sind Sie bereits im öffentlichen Dienst tätig, ist im Rahmen der tarifrechtlichen Vorgaben eine Abordnung mit dem Ziel der Versetzung an das BfAA möglich.
Aktuell ist eine als Bürosachbearbeiter*innen in Entgeltgruppe E 6 zu besetzen.
Sollte innerhalb von sechs Monaten seit dieser Ausschreibung eine weitere, gleichwertige Bürosachbearbeiter-Stelle in der Abteilung Dienstleistung zu besetzen sein, so behält sich die Dienststelle die Möglichkeit der Besetzung mit geeigneten Bewerbenden aus diesem Auswahlverfahren vor (Reserveliste). Bei Bedarf wird die Dienststelle eine Neuausschreibung vornehmen.

.Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 30.06.2025 23:59 Uhr MESZ ausschließlich über Interamt
Bitte füllen Sie dort die Bewerbungsmaske vollständig aus und laden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (pdf) hoch (u. a. Motivationsschreiben (Textformat und mind. 100 Wörter), tabellarischer Lebenslauf, Nachweis aller Abschlüsse mit Notenübersicht, Fortbildungen und Berufserfahrungen, ggfs. Nachweis der Schwerbehinderung oder Gleichstellung, dienstliche Beurteilungen, Ernennungsurkunden (Beamte), Arbeitszeugnisse der letzten 5 Jahre (mindestens jedoch der letzten beiden Arbeitgeber) Nachweise zu Kenntnissen und Fertigkeiten). Wir bitten um Verständnis, dass wir nur vollständige Bewerbungen berücksichtigen können. Sollten Sie sich noch in der Ausbildung befinden, weisen wir darauf hin, dass der erfolgreiche Abschluss bis zur Einstellung vorliegen muss. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung in diesem Fall unbedingt die aktuellen Notenübersichten bei. Bei ausländischem Hochschulabschluss bitten wir um Vorlage der Feststellung der Vergleichbarkeit und Anerkennung durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen spätestens bei Einstellung.

Vorläufiger Zeitplan:
 Online-Informationsveranstaltung (28. Kalenderwoche)
 Online-Videointerviews (Webex, 36. – 37. Kalenderwoche)

Wir helfen Ihnen auch gerne persönlich weiter! Ihre Fragen zum Stellenangebot beantworten Kimberly Zimmermann (organisatorisch: z-pm-6@bfaa.bund.de (mailto:z-pm-6@bfaa.bund.de) )

Umfassende Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen haben wir auf der BfAA-Karriereseite für Sie zusammengestellt.

Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich zum Zwecke dieses Auswahlverfahrens verwendet. Weitere Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier.