Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter (m/w/d)

Einleitung

Das Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie (BSH) ist eine Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Verkehr (BMV) und der maritime Dienstleister und Partner des Bundes für die Seeschifffahrt, den Umweltschutz auf See sowie die Meeresnutzung.

An unseren Dienstsitzen in Hamburg und Rostock, dem meereschemischen Labor in Sülldorf, einem Stadtteil von Hamburg und auf fünf behördeneigenen Schiffen in Nord- und Ostsee arbeiten derzeit ca. 1000 Beschäftigte auf interessanten Arbeitsplätzen mit vielfältigen Einsatzmöglichkeiten.

Wir sind ein moderner Arbeitgeber, für den die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern, die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege sowie der Einklang von Berufs- und Privatleben gelebte Praxis ist. Wir arbeiten in altersgemischten Teams mit zeitgemäßer Technik und bieten flexible Arbeitszeiten, Home-Office, mobiles Arbeiten sowie attraktive Teilzeitmodelle.

Ein gutes Arbeitsklima ist maßgebend für unseren Erfolg. Wir legen Wert auf Teamfähigkeit, soziale Kompetenzen und einen modernen Führungsstil, der die Beschäftigten mitnimmt. Führungskräfte und alle anderen Beschäftigten werden in ihrer weiteren Entwicklung kontinuierlich mit verschiedenen Angeboten unterstützt.

Wir sind bestrebt, den Frauenanteil in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, zu erhöhen. Zudem sind wir bestrebt, die Inklusion für eine behindertengerechte Beschäftigung umzusetzen.

Das Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie ist Teil eines 357.582 km² großen Karrierenetzwerks bestehend aus über 40 Behörden mit rund 24.000 Beschäftigten. Mehr unter www.damit-alles-läuft.de.

Kurztext

Das Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie (BSH) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Abteilung „Nautische Hydrographie“ (N), Stabsstelle „Koordinierungsstelle Rostock und Kunden" (NKo), befristet für die Dauer von zwei Jahren ab Besetzung, eine/einen
Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter (m/w/d)
Referenzcode der Ausschreibung 20251457_0002

Der Dienstort ist Rostock.
Die Kernaufgaben der Stabsstelle „Koordinierungsstelle Rostock und Kunden“ (NKo) umfassen insbesondere die Koordination der internationalen Gremienarbeit der Abteilung „Nautische Hydrographie“ (N) des BSH, die Steuerung der Medienproduktion (hierzu zählen die Druckerei, die Buchbinderei sowie die Mediengestaltung) sowie den Vertrieb von nautischen Publikationen (sogenannter Customer Service).

Dafür brauchen wir Sie

• Steuerung des Produktvertriebs; hierzu zählen u.a. die Organisation und Planung des Versands von Seekarten und Büchern, die Annahme von Reklamationen, die eigenständige Prüfung, Durchsetzung und Dokumentation von Regressansprüchen sowie die Überwachung des externen Versanddienstleisters und Abrechnung mit diesem
• Unterstützung bei der Auftragsplanung für die Referate „Druckerei und Buchbinderei“ (N14) und „Mediengestaltung“ (N15); hierzu zählen u.a. die technische Auftragsabwicklung, die Pflege der Lieferanten- und Kundedaten sowie die Pflege der Materialwirtschaft in der Fachsoftware „Efi Lector“
• Vornahme der Auftragsabwicklung für die Referate „Druckerei und Buchbinderei“ (N14) und „Mediengestaltung“ (N15) sowie für die Stabsstelle „Koordinierungsstelle Rostock und Kunden“ (NKo); hierzu zählen u. a. die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien, die Erstellung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen und Ausschreibungsunterlagen sowie die Überwachung des Wareneingangs
• Vornahme der Kosten- und Leistungsrechnung für die Referate „Druckerei und Buchbinderei“ (N14) und „Mediengestaltung“ (N15) sowie für die Stabsstelle „Koordinierungsstelle Rostock und Kunden“ (NKo)
• Wahrnehmung von Büroassistenztätigkeiten der Abteilungsleitung „Nautische Hydrographie“ (N)

Anforderungsprofil

Das sollten Sie unbedingt mitbringen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• oder nachgewiesene gründliche und vielseitige Fachkenntnisse in den genannten Bereichen
• Deutsche Sprachkenntnisse der Niveaustufe C1 (GER) (werden im Auswahlgespräch geprüft)

Die o.g. Kriterien müssen spätestens zum Zeitpunkt der Besetzung erfüllt sein.

Das wäre wünschenswert:

• Im Rahmen der Fachkenntnisse sind wichtig:
  • Kenntnisse im Vergaberecht, insbesondere in den vergaberechtlichen Grundlagen wie der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL), dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie der Vergabeverordnung (VgV)
  • Allgemeine betriebswirtschaftliche Kenntnisse bzw. Kenntnisse im Rechnungswesen; hierzu zählen insbesondere Kenntnisse über Kosten- und Leistungsrechnungen sowie über Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
  • Englische Sprachkenntnisse der Niveaustufe B1 (GER) (werden im Auswahlgespräch geprüft)
• Qualität und Verwertbarkeit der Arbeitsergebnisse
• Zeitmanagement und Arbeitsquantität
• Planungs- und Organisationsfähigkeit
• Flexibilität
• Kommunikations- und Informationsfähigkeit

Bitte gehen Sie in Ihrem Motivationsschreiben auf die genannten Fähigkeiten und Kenntnisse ein.

Das bieten wir Ihnen

Die Eingruppierung erfolgt in Entgeltgruppe 9a TVöD, soweit die persönlichen und tariflichen Anforderungen erfüllt sind. Im Hinblick auf Personalgewinnung und Personalentwicklung wird die Stufenzuordnung unter Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung im Einzelfall geprüft. Änderungen bleiben vorbehalten.

Da die Ausschreibung nach § 14 Abs. 2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) - Befristung ohne Sachgrund - erfolgt, können nur Bewerberinnen oder Bewerber berücksichtigt werden, die noch kein Beschäftigungsverhältnis mit der Bundesrepublik Deutschland eingegangen sind. Tarifbeschäftigte, die in einem dauerhaften Beschäftigungsverhältnis im öffentlichen Dienst stehen, sollen im Rahmen einer Abordnung übernommen werden. Tarifbeschäftigte des BSH mit unbefristetem Arbeitsvertrag sind bewerbungsfähig.

Sollte eine Entfristung der Stelle erfolgen, wird bei Vorliegen aller dienst- und haushaltsrechtlichen Voraussetzungen eine Verbeamtung in Aussicht gestellt.

Zusätzlich bieten wir:

• einen sicheren Arbeitsplatz und transparente Bezüge
• eine strukturierte Einarbeitung sowie individuelle berufliche Personalentwicklung
• regulär 30 Tage Jahresurlaub (bei einer Fünf-Tage-Woche)
• zusätzliche arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• flexible Arbeitszeitgestaltung (Teilzeit, Home-Office bis zu 80% der individuellen wöchentlichen Arbeitszeit, Gleitzeit)
• vielfältige Angebote für die Gesundheitsförderung und zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf bspw. durch unser Eltern-Kind-Arbeitszimmer oder unser Gesundheitsmanagement
• umfangreiche, individuell zugeschnittene Fortbildungsangebote
• Teilnahmemöglichkeit am vielfältigen Angebot des Betriebssports
• eine privatbetriebene Kantine an den Standorten Hamburg und am Standort Rostock
• Zahlung eines Zuschusses zum Job-/Deutschlandticket

außerdem für Tarifbeschäftigte:

• Jahressonderzahlung
• zusätzliche betriebliche Altersvorsorge (VBL) für ein angemessenes Rentenniveau

Das Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie versteht sich als familienfreundlicher Arbeitgeber und wurde entsprechend zertifiziert. Weitere Informationen erhalten Sie unter http://www.beruf-und-familie.de .

Besondere Hinweise

Die Stelle ist grundsätzlich zur Besetzung mit Teilzeitkräften geeignet.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt eingestellt. Es wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Wir begrüßen die Bewerbung von Menschen aller Nationalitäten.

Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission. Die Auswahlgespräche werden gegebenenfalls als Videokonferenz durchgeführt.

Fühlen Sie sich angesprochen?

Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 02.08.2025 über das Elektronische Bewerbungsverfahren (EBV) auf der Einstiegsseite
http://www.bav.bund.de/Einstieg-EBV

Wählen Sie dort „ Bewerbung mittels Referenzcode “ aus und geben Sie bitte im Verlauf Ihrer Bewerbung den Referenzcode 20251457_0002 ein. Die Benutzerdokumentation finden Sie über den o.g. Link.

Bitte laden Sie im weiteren Verlauf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen ( Motivationsschreiben, Lebenslauf, Berufsabschlusszeugnisse und -urkunden sowie qualifizierte Arbeitszeugnisse/Beurteilungen ) als Anlage in Ihrem Kandidatenprofil hoch. Arbeitszeugnisse sind lückenlos vorzulegen, einschließlich eines aktuellen Zeugnisses, das nicht älter als 2 Jahre ist.

Bei ausländischen Bildungsabschlüssen ist eine Bescheinigung der Datenbank anabin über die Vergleichbarkeit mit einem deutschen Abschluss vorzulegen. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite
http://anabin.kmk.org/no_cache/filter/hochschulabschluesse.html

Für Fragen im Zusammenhang mit dem Elektronischen Bewerbungsverfahren steht Ihnen die Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen unter der Rufnummer +49(0)4941 602-240 zur Verfügung.