Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter (m/w/d) „Stab Leitung“

Einleitung

„Zukunft gestalten, Großes bewegen‟, dafür steht das Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM).

Wir sind eine selbstständige Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Verkehr (BMV) und moderner Dienstleister für die Themen Logistik und Mobilität.

Mit unseren Verkehrs- und Betriebskontrollen sorgen wir für Wettbewerbsgerechtigkeit sowie für die Erhöhung der Verkehrssicherheit auf Deutschlands Straßen.

Wir stehen für die Förderung nachhaltiger, moderner Mobilität und tragen so aktiv zum Umwelt- und Klimaschutz bei.

Auf Grundlage von Verkehrsdaten und Marktstudien analysieren wir verkehrsträgerspezifische Informationen und bereiten verkehrspolitische Entscheidungsprozesse vor.

Wir sind verantwortlich für die zivile Notfallvorsorge (ZN) im Straßenverkehr sowie für die logistische verkehrsträgerübergreifende Koordinierung in Krisenlagen.

Bundesamt für Logistik und Mobilität ist Teil eines 357.582 km² großen Karrierenetzwerks bestehend aus über 40 Behörden mit rund 24.000 Beschäftigten. Mehr unter www.damit-alles-läuft.de.

Kurztext

Aktuell suchen wir für den Stab Leitung zum nächstmöglichen Zeitpunkt - unbefristet - eine / einen

Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter (m/w/d) „Stab Leitung“
Der Dienstort ist Köln.
Referenzcode der Ausschreibung 20251601_0002

Der Stab Leitung unterstützt die Behördenleitung in ihren Steuerungsaufgaben sowie in allen Fragen der internen und externen Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit. Der Stab Leitung verantwortet daneben auch das Strategische Controlling und Compliance im BALM, die IT-Sicherheit, das Business Continuity Management (BCM), den Geheim- und Sabotageschutz sowie das Krisenmanagement und die Zivile Notfallvorsorge.

Dafür brauchen wir Sie

Als Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter „Stab Leitung“ übernehmen Sie insbesondere folgende Aufgaben:

• Koordination wichtiger Prozesse innerhalb des Stabs Leitung/Stab 01
  • Mitwirkung bei Terminvorbereitungen für die Behördenleitungen sowie bei der Vor- und Nachbereitung von Konferenzen und Sitzungen (Terminkoordinierung, Erstellung von Tagesordnung und Einladungsschreiben, Protokollführung)
  • Koordinierung des Monatsberichtswesens der Außenstellenleitungen an Behördenleitung
  • Termin- und Fristenmanagement auch im Hinblick auf die Koordinierung parlamentarischer Anfragen
• Mitwirkung in der Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit
  • Organisation von Einführungsveranstaltungen für neue Beschäftigte
  • Erstellung des wöchentlichen Pressespiegels für die Behördenleitung sowie tägliches Medienmonitoring
  • Koordinierung und Umsetzung interner und externen Kommunikationsmaßnahmen auch im Bereich Social Media
• Wahrnehmung von Assistenzaufgaben für den Stab Leitung
  • Koordinierung des Berichtswesens an das Bundesministerium für Verkehr (BMV)
  • Verwaltung des Stab Leitung Postfaches
  • Führung von Haushalts-/Kostenübersichten
  • Organisation von Besprechungen sowie Empfang und Betreuen von Gästen
  • Wahrnehmung allgemeiner Bürotätigkeiten

Anforderungsprofil

Das sollten Sie unbedingt mitbringen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung mit Verwaltungsbezug (z.B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau/Kuafmann für Büromanagement oder vergleichbar) oder
• nachgewiesene gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen oder
• für Beamtinnen bzw. Beamte die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst des Bundes

Das wäre wünschenswert:

• Gründliche und vielseitige Fachkenntnisse im allgemeinen Verwaltungsdienst
• Genderkompetenz
• Kommunikations- und Informationsfähigkeit sowie Fähigkeit zur Zusammenarbeit
• Selbstständigkeit und Initiative
• Sicheres und gewandtes Auftreten, Organisationsvermögen
• Gute Auffassungsgabe, hohe Belastbarkeit und Flexibilität
• Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit

Wir begrüßen Bewerbungen insbesondere auch von Quereinsteigenden, die noch nicht im öffentlichen Dienst beschäftigt sind.

Das bieten wir Ihnen

Eingruppierung in die E9a, Teil I TVEntgO Bund bzw. für Beamtinnen und Beamte Besoldung nach A9m BBesO

Tarifbeschäftigten wird die Tätigkeit zunächst vorübergehend zur Erprobung übertragen (in der Regel 3 Monate). Während der Erprobungszeit wird bei Vorliegen der Voraussetzungen eine Zulage gem. § 14 TVöD gezahlt.

Regelmäßige Verbeamtungsmöglichkeiten

Mobiles Arbeiten (Homeoffice) an bis zu drei Tagen in der Woche

Rahmenarbeitszeiten von 05:00 Uhr bis 22:00 Uhr (bei Funktionszeit von 09:00 -15:00 Uhr)

Zertifiziertes familienfreundliches Arbeiten (www.beruf-und-familie.de)

Vielfalt in unseren Teams

Aktive Gesundheitsförderung durch das Angebot von Sport- und Gesundheitsmaßnahmen sowie individuelle Aus-, Fort- und Weiterbildung, auch während einer Elternzeit

Zentrale Lage unserer Dienstgebäude in Köln und der 11 Außenstellen, gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr sowie ein Jobticket

Pilotprojekt „Mit Hund ins Büro“ in der Kölner Zentrale

Besondere Hinweise

Alle Stellen eignen sich grundsätzlich zur Besetzung mit Teilzeitkräften.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Maßgabe des § 8 BGleiG bevorzugt berücksichtigt.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt eingestellt. Es wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Wir begrüßen die Bewerbung von Menschen aller Nationalitäten.

Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.

Fühlen Sie sich angesprochen?

Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 18.08.2025 über das Elektronische Bewerbungsverfahren (EBV) auf der Einstiegsseite: http://www.bav.bund.de/Einstieg-EBV

Wählen Sie dort bitte ausschließlich den Punkt „Bewerbung mittels Referenzcode“ aus und geben Sie bitte im Verlauf Ihrer Bewerbung den Referenzcode 20251601_0002 ein. Die Benutzerdokumentation finden Sie über den o.g. Link.

Bitte laden Sie im weiteren Verlauf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen ( Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnis/Urkunde über den Berufsabschluss bzw. Nachweis über die Laufbahnbefähigung, Arbeitszeugnisse bzw. Beurteilungen ) als Anlage in Ihr Bewerbendenprofil hoch.

Bei ausländischen Bildungsabschlüssen bitten wir um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter www.kmk.org/zab. Die bei der Zeugnisbewertung anfallenden Gebühren sind durch den Bewerber bzw. die Bewerberin (m/w/d) selbst zu tragen und können nicht erstattet werden.

Für Fragen im Zusammenhang mit dem Elektronischen Bewerbungsverfahren steht Ihnen die Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen unter der Rufnummer 04941 602-240 zur Verfügung.