Assistent*in im Büro der Abteilungsleitung (m/w/div)

Tätigkeitsbereich

Wir nehmen die Grundsatz- und Querschnittsaufgaben und die gemeinsamen
Angelegenheiten der Träger der RV in den Bereichen Prävention, Rehabilitation
und Sozialmedizin wahr und sind zuständig für entsprechende Fachfragen in
diesen Bereichen, sowie für Verfahrens- und Rechtsfragen. Die Assistenzstelle ist
im Bereich des Büros der Abteilungsleitung angesiedelt.

Ihre Aufgaben

Als erste Anlaufstelle der Abteilung unterstützen Sie die Abteilungsleitung in
Fragen der Organisation und des Arbeitsablaufs, hierbei erledigen Sie anfallende
büroorganisatorische Aufgaben:

• Sie erwarten im Tagesgeschäft administrative Aufgaben wie Schriftverkehr (deutsch und englisch), Telefonauskunft, Terminkoordination, Verwaltung von Post und E-Mails sowie die Pflege von Datenbanken
• Sie organisieren die Vor- und Nachbereitung von Meetings in Präsenz, digital oder hybrid, hierfür erstellen Sie Unterlagen wie Gremienvorlagen und organisieren gegebenenfalls Dienstreisen
• Sie bauen sich ein gutes Netzwerk mit anderen Vorzimmern und Ansprechpersonen aus unterschiedlichen Bereichen innerhalb und außerhalb der DRV Bund auf
• Sie übernehmen Sonderaufgaben wie Hotelreservierungen oder betreuen Gäste
• Sie fertigen/zeichnen Auszahlungsanordnungen und wirken bei der Überwachung von Haushaltsmitteln mit

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungs- oder büroorientierte Berufsausbildung oder über eine vergleichbare Fortbildung oder Qualifikation
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation, vorzugsweise aus dem Sekretariats-, Vorzimmer- oder Assistenzbereich mit
• Ihr sicherer Umgang mit der deutschen Rechtschreibung und Grammatik zeichnet Sie aus
• Idealerweise verfügen Sie über aktuelle Erfahrungen im Umgang mit moderner Bürokommunikation (MS Office, HCL Notes)
• Darüber hinaus überzeugen Sie durch ihre freundliche, motivierte, kommunikative und verantwortungsbewusste Persönlichkeit und zeichnen sich durch eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Loyalität und Diskretion aus

Wir bieten Ihnen

• Sie erwartet ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld nah an der Abteilungsleitung, das proaktive Mitgestalten Ihres Bereiches sowie der Austausch im kollegialen Team
• Eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen, öffentlichen Arbeitgeberin

Weitere Informationen

Die Tätigkeit erfordert die Bereitschaft und Flexibilität, die tägliche Arbeitszeit den dienstlichen Anforderungen anzupassen.

Im Rahmen ihrer Onlinebewerbung erbitten wir die Anlage eines Motivationsschreibens, indem Sie Ihr Interesse an der Tätigkeit als Assistent*in der Abteilungsleitung zum Ausdruck bringen.

Zur Besetzung der Position werden wir mit Bewerbenden, die sich in der engeren
Auswahl befinden, Gespräche führen.

Menschen mit einer Schwerbehinderung oder ihnen Gleichgestellte im Sinne von
§ 2 Absatz 2 und 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir haben uns die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und freuen
uns besonders über Bewerbungen von Frauen.

Begrüßt werden Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.