Mitarbeiter:in Zuwendungen und Drittmittel (m/w/d)

Tätigkeitsprofil:

Über uns: Das 2017 gegründete Weizenbaum-Institut (WI) erforscht die Auswirkungen der fortschreitenden Digitalisierung auf unsere Gesellschaft. Es trägt mit seinen Handlungsempfehlungen dazu bei, dass die digitale Transformation nachhaltig, selbstbestimmt und verantwortungsvoll gestaltet wird. Das Weizenbaum-Institut wird von einem Verbund aus sieben Partnern getragen, dem die Freie Universität Berlin, die Humboldt-Universität zu Berlin, die Technische Universität Berlin, die Universität der Künste Berlin, die Universität Potsdam, das Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme (FOKUS) und das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung (WZB) angehören. Finanziert wird das Institut vom Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) und dem Land Berlin. Es hat seinen Standort in Berlin.

Für unser Finanzteam im Weizenbaum-Institut e.V. möchten wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Mitarbeiter:in Zuwendungen und Drittmittel (m/w/d)

In Vollzeit (39 Wochenstunden) einstellen. Die Stelle ist zunächst bis zum 14.10.2027 befristet. Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt.

Das Team

Der Bereich Finanzen besteht aus einem Team von zehn Kolleg:innen und ist verantwortlich für die Finanzbuchhaltung, die Kosten- und Leistungsrechnung, Reisekosten, Einkauf, Beschaffung, die Bewirtschaftung der Zuwendungen und Drittmittel sowie das Finanzberichtswesen.

Ihre Aufgaben:

\ Mitarbeit bei der Budgetplanung, -kalkulation und -verwaltung unter Beachtung der Richtlinien und Verfahren der jeweiligen Zuwendungsgeber (Bund, Land, Drittmittelgeber) und der steuerrechtlichen Rahmenbedingungen

\ Laufendes Finanz- und Vertragscontrolling und Beratung zur sachgerechten Mittelverwendung unter Berücksichtigung der geberspezifischen Verwendungsrichtlinien

\ Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Auswertungen (Projektauswertungen, Soll-Ist-Vergleiche auf der Grundlage von Haushalts-/Budgetplanungen)

\ Prüfung von Bewilligungen, Erstellung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen

\ Administrative Beratung und Unterstützung des wissenschaftlichen Bereichs bei der Beantragung von Drittmittelprojekten sowie finanztechnische Koordination von Projektverbünden

\ Kommunikation mit Zuwendungs- und Drittmittelgebern

\ Erstellung von Unterlagen und Statistiken für den Jahresabschluss sowie für interne und externe Berichtszwecke

\ Unterstützung bei der Vorbereitung von Projektprüfungen und Zusammenarbeit mit Prüfinstanzen

\ Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen

Anforderungsprofil:

\ Hochschulabschluss (mindestens Bachelor) in einer einschlägigen Fachrichtung

\ Mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise in der Bewirtschaftung öffentlicher Mittel und der administrativen Betreuung von Projekten, möglichst in Forschung und Wissenschaft

\ Gute Kenntnisse in Zuwendungs-, Haushalts- und Steuerrecht

\ Sichere EDV-Kenntnisse der Standardsoftware (insbesondere Excel) sowie eines ERP-Systems

\ Ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, mit komplexen Sachverhalten umzugehen

\ Kommunikationsstärke sowie sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache, solide Englischkenntnisse von Vorteil

Was wir bieten:

\ Spannende Aufgaben: Mitwirken in einem engagierten, innovativen und wissenschaftlich geprägten Arbeitsumfeld

\ Optimale Rahmenbedingungen: Vergütung je nach Qualifikation bis zu EG 11 (TVöD Bund), einschließlich Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge und Zuschuss zum Deutschlandticket

\ Work-Life-Balance: Wir bieten mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub im Jahr, zusätzlich arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester

\ Zentrale Lage: Arbeiten im Zentrum Berlins

\ Persönliche Entwicklung: Regelmäßige berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten

Vielfalt und Chancengleichheit: Wir schätzen Vielfalt und begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Wir fordern Frauen und Personen mit Migrationshintergrund ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Ihre Bewerbung, bestehend aus Motivationsschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnissen, können Sie, gerichtet an Gabriela Baumann, bis zum 31.08.2025 in unserem Bewerbungsportal (siehe Link ganz unten im PDF anbei) einreichen. Bei Fragen können Sie sich gerne jederzeit an Maite Vöhl aus unserem Team Personal (personal[at]weizenbaum-institut.de) wenden. Wir freuen uns auf Ihre Unterlagen.